Las tareas repetitivas generan pérdidas de tiempo y recursos en los despachos de abogados y en cualquier otro negocio. Confiar en la tecnología para agilizar los procesos que no aportan valor a la organización es la decisión más inteligente. Y se consigue gracias a la automatización robótica de procesos (RPA).
A través de uno o varios programas informáticos, normalmente con baja dificultad de uso, se consigue ese preciado objetivo: ahorrar tiempo y dinero para invertirlos en otras tareas más importantes que no se pueden automatizar.
La automatización de procesos, la alternativa más rentable
Hay varias opciones en lo que a las tareas automatizables de un despacho se refiere. Las dos más evidentes son estas, con sus ventajas e inconvenientes:
- Contratar a personal no cualificado: el coste de contratación puede que no ser muy elevado, pero sí lo son los costes de formación y los de rotación o sustitución.
- Contratar a una empresa externa: permite delegar completamente el desempeño de esas tareas, pero se pierden grados de control y cierta flexibilidad.
En consecuencia, aunque requiere una relativamente importante inversión inicial, la automatización de procesos mediante herramientas tecnológicas acaba con esos inconvenientes. El resultado, en cualquier caso, es la reducción de las horas destinadas a dichas tareas y también de los errores.
¿Cómo se lleva a cabo la automatización en el sector legal?
No es tan evidente aún en el sector legal, pero la tecnología está cambiando por completo los procesos en todos los sectores. Adelantarse y apostar cuanto antes por el legaltech podrá mejorar los resultados.
Pero, ¿cómo se materializa la automatización de procesos en este contexto? Sobre todo, a través del uso de herramientas end to end, que realizan tareas administrativas relacionadas, por ejemplo, con los contratos, desde que se crean hasta que se ejecutan.
Por otro lado, la facturación y los cobros por servicios son dos procesos automatizables, pero no los únicos. Las compras, los pagos a proveedores, las nóminas o las comisiones son también susceptibles de automatizarse.
Los 8 principales beneficios de automatizar los procesos de los despachos
Muy probablemente se entiendan mejor los fundamentos de la automatización de procesos en el sector legal si se repasan cuáles son los beneficios que esta clase de tecnologías reportan a los despachos que las implementan. Permiten, por ejemplo:
- Hacer seguimiento y controlar cada proceso en detalle y de manera clara, sin tener que depender de documentos Excel.
- Obtener indicadores de rendimiento en tiempo real.
- Centralizar en un único punto todos los intercambios de información, que pueden gestionar por ejemplo decenas de emails diarios.
- Conocer clara y transparentemente lo que ocurre en cada momento.
- Reducir los tiempos de vida de los procesos.
- Detectar fácilmente cuellos de botella o aspectos problemáticos del proceso.
- Recibir de forma automática alertas previamente configuradas.
- Realizar búsquedas de datos concretos de manera mucho más ágil y rápida.
En definitiva, con el diseño de flujos de trabajo automatizados, aprovechando la capacidad que tienen hoy los sistemas y las herramientas de RPA, es posible planificar, ejecutar, evaluar, controlar y corregir un sinfín de tareas, al tiempo que se optimizan los tiempos y se mejoran los resultados.